Bei Liefervereinbarungen zwischen Lieferanten und Kunden werden manche Diskussionspunkte unterschätzt oder gar nicht erst angesprochen, wie z.B.
1. Sicherheitsvorrat
Häufig wird vom Lieferanten verlangt und/oder angeboten, dass ein Sicherheitsvorrat errichtet werden soll. Ebenso häufig wird es nicht angesprochen, dass es bis zu ein paar Monate dauern kann, bis das Sicherheitslager aufgebaut und funktionstüchtig ist. Der Lieferant unteranderem unterschätzt den Aufwand des Aufbaus und/oder der Aufrechterhaltung eines Sicherheitsbestandes.
Lösung: Genaues Absprechen ist hier ganz wichtig. Es gibt einen Unterschied zwischen dem Erstaufbau eines Sicherheitslagers und bei dessen Aufrechterhaltung. Wenn es sich um ein neues Projekt/Produkt handelt, muss bereits beim Aufbau berücksichtigt werden, dass die Anfangsphase der Produktion häufig noch nicht eingespielt ist und mehr Zeit für die ersten Produktionsdurchläufe benötigt werden. Je nach Auftrags- und Jahresvolumen, muss dies mit einkalkuliert werden.
Auch das Aufrechterhalten eines Sicherheitslagers sollte klar abgesprochen werden. Ein wichtiger Punkt ist, innerhalb welcher Zeit das Lager wieder aufgestockt werden kann und welche Lieferzeit sich daraus ergibt. Auch die Wiederbeschaffungszeit der Rohmaterialen sollte klar geklärt werden.
Tipp: Lieber mehr Zeit einplanen!
2. Liefertermin, Termintreue
Dieser 2. Aspekt sollte selbstverständlich sein, aber es kommen zwei kritische Punkte hinzu:
a) Liefertermin: Das Wort Liefertermin im Italienischen ist „consegna“ und steht sowohl für Lieferung ab Werk als auch für Lieferung beim Kunden. Für die ausländischen Kunden ist in der Regel eine Anlieferung bei sich im Werk gemeint.
Lösung: Es sollte schon im Vorfeld geklärt werden, was mit dem Liefertermin gemeint ist.
b) Termintreue: Pünktliche Lieferungen sollten selbstverständlich sein, aber die Realität ist eine andere.
Lösung: In der Produktion kann es immer zu Verspätungen kommen. Hier ist es wichtig zu klären, wie mit solchen Verspätungen umgegangen wird. Ein zeitnahes Informieren über den Lieferverzug ist kritisch. Des Weiteren sollte schon in Vorfeld abgecheckt werden, wie lange der Transportweg ist. Hier muss außerdem unterschieden werden, ob es sich um volle LKW-Mengen handelt oder um eine Groupage-Lieferung.
3. Betriebsferien im August
Ein heikles Thema: In der DACH-Region kennt man das kaum noch, dass Lieferanten im August zwei, drei oder sogar vier Wochen Betriebsferien machen. Oft gibt es dann dadurch bedingt im Juli eine böse Überraschung.
Lösung: In der Regel wissen die italienischen Firmen schon im Voraus, wie lange sie Betriebsferien haben. Auch hier ist es wichtig, klare Absprachen zu treffen, wie der Zeitraum der Betriebsferien organisiert werden soll, z.B. durch längere Vorausplanung des Bedarfs.
4. Preisgültigkeit und eventuelle Preiserhöhung
Generell wird verlangt, dass die Preise über einen längeren Zeitraum stabil bleiben sollten. Obwohl es ein schwieriges Thema sein kann, sollte auch hier eine Lösung gefunden werden, denn Fairness sollte auf Gegenseitigkeit beruhen.
Lösung: Man könnte z.B. vereinbaren, im welchen Rahmen Preisschwankungen vom Lieferanten übernommen werden und ab wann über neue Preise gesprochen werden kann. Zum Beispiel könnte man vereinbaren, dass Preisschwankungen von +/-5 % (je nach Produktionsart) vom Lieferanten übernommen werden. Dabei wäre es sinnvoll, ebenfalls zu klären, inwieweit sich die Kosten der Rohmaterialien auf das Produkt auswirken und ebenfalls im Vertrag vermerkt werden.
Generell gilt: Je genauer man sich abspricht und Regeln vereinbart, desto weniger Überraschungen hat man hinterher, die ggf. die Zusammenarbeit negativ beeinflussen könnten.